Het schoolbestuur en zijn onderwijsinstellingen doen veelvuldig dergelijke mededelingen naar instanties zoals het Ministerie van Onderwijs en Vorming (bv. AGODI), onderwijsinspectie, CLB, ondersteuningsnetwerk, scholengemeenschap, LOP, De Lijn… en vice versa.
Deze mededelingen vloeien hoofdzakelijk voort uit reglementaire bepalingen en hebben dus een wettelijke grondslag.
Het Ministerie van Onderwijs en Vorming, de onderwijskoepels en het GO! in samenwerking met de Vlaamse toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens (hierna VTC), hebben omwille van administratieve vereenvoudiging en planlastvermindering, algemene protocollen ontwikkeld die voor alle onderwijsinstellingen gelden.
Om dezelfde redenen wordt voorzien in een vereenvoudigde procedure waarbij de onderwijskoepels kunnen worden gemandateerd om na de onderhandelingen zowel hun DPO het advies te laten verlenen als het algemeen protocol te ondertekenen, in naam en voor rekening van de schoolbesturen.
De algemene protocollen worden na de ondertekening door de (gemandateerde) partijen gepubliceerd op de website van OVSG.
Het schoolbestuur heeft na de ondertekening door de (gemandateerde) partijen drie maanden de tijd om alsnog het algemeen protocol te verwerpen na een negatief advies van de eigen DPO (opt-out).
De brieven van de VTC (advies ref. VTC/O/2019/01 en ref. VTC/O/2019/07) bevatten de te volgen werkwijze met een vereenvoudigde procedure voor de totstandkoming van algemene protocollen. De bijbehorende mandatering aan OVSG wordt bevestigd.
De werkwijze werd tevens goedgekeurd in de Werkgroep Informatieveiligheid VVSG van 25 november 2019.
Het schoolbestuur blijft als verwerkingsverantwoordelijke van de onderwijsinstelling gebonden door de bepalingen opgenomen in het protocol, inclusief de beveiligingsmaatregelen.
Het schoolbestuur heeft een functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangemeld bij de VTC en beschikt over een goedgekeurd informatieveiligheidsplan (zie de verklaring op eer in de bijlage).
Het vermelde advies VTC ref. VTC/O/2019/07 wijst erop dat de betreffende gegevensuitwisseling expliciet opgenomen moet worden in het register van verwerkingsactiviteiten, met verwijzing naar de maatregelen die worden voorzien in het algemeen protocol.
Elke elektronische mededeling van persoonsgegevens door een instantie naar een andere instantie of naar een externe overheid vereist een protocol, gesloten tussen de betreffende instanties.
De gemeenteraad verklaart zich akkoord met het principe van de mandatering en de verklaring op eer.
De gemeenteraad machtigt OVSG om te onderhandelen over het algemeen protocol.
De gemeenteraad machtigt de DPO van OVSG, de Onderwijsvereniging van Steden en Gemeenten, om het verplicht advies te verlenen.
De gemeenteraad machtigt de algemeen directeur van OVSG, de Onderwijskoepel van Steden en Gemeenten, om het protocol in naam van en voor rekening van het schoolbestuur te ondertekenen.
De gemeenteraad belast het college van burgemeester en schepenen met de beslissing over het al dan niet goedkeuren van het algemene protocol en de verdere uitvoering indien van toepassing.