2021_GR_00020 - Cipal dv - Toetreding tot aankoopcentrale aangaande de raamovereenkomst voor de verwerving en exploitatie van een multifunctioneel cloudplatform voor de ondersteuning van duurzaam beleid door positieve incentivering, effectieve ontrading en correcte handhaving - Goedkeuring

De opdracht van Cipal dv 'Raamovereenkomst voor de verwerving en exploitatie van een multifunctioneel cloudplatform voor de ondersteuning van duurzaam beleid door positieve incentivering, effectieve ontrading en correcte handhaving' (Bestek CSMRTIOH20) is een raamovereenkomst met één leverancier en Cipal dv treedt hierbij op als aankoopcentrale in de zin van artikelen 2 6° a en 7° b en 47 van de wet van 17 juni 2016.

De gemeente die een beroep doet op een aankoopcentrale is krachtens artikel 47, § 2 van de wet van 17 juni 2017 vrijgesteld van de verplichting om zelf een plaatsingsprocedure te organiseren.

Het is aangewezen dat de gemeente Arendonk toetreedt tot de aankoopcentrale aangaande 'Raamovereenkomst voor de verwerving en exploitatie van een multifunctioneel cloud platform voor de ondersteuning van duurzaam beleid door positieve incentivering, effectieve ontrading en correcte handhaving' (Bestek CSMRTIOH20) om volgende redenen: 

• De in de aankoopcentrale voorziene smart city oplossingen voldoen aan de behoefte van het lokaal bestuur Arendonk en meer specifiek aan de behoefte voor de aankoop van een fietsregistratiesysteem met beloningsmechanisme met bijhorende hardware en software voor het regionale fietsstimuleringsproject Bike2School. Het bestuur heeft het engagement aangegaan om deel te nemen aan dit regionale project met 14 andere Kempense gemeenten onder coördinatie van IOK. Hiervoor werden reeds subsidies aangevraagd via EFRO, provincie en MOW. 
• Het lokaal bestuur Arendonk moet zelf geen plaatsingsprocedure organiseren wat een besparing aan tijd en geld betekent.
• Cipal dv beschikt over knowhow of technische expertise inzake de aankoop van licenties, gebruiksrechten, onderhouds- en ondersteuningsprogramma’s m.b.t. standaardsoftware of ICT-infrastructuur door aanbestedende overheden.

De gemeente Arendonk is niet verplicht tot enige afname van de raamovereenkomst (geen afnameverplichting) en de raamovereenkomst is ook niet-exclusief (een afname via een andere leverancier blijft mogelijk).

• Artikel 40 van het Decreet Lokaal Bestuur
• De wetgeving op de overheidsopdrachten, in het bijzonder  de artikelen 2,6° a en 7° b, 43 § 1, tweede lid) en 47 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten.

Op 28 maart 2019 stellen The Studio van Belfius en Flow Pilots van Cipal Schaubroeck een nieuw project rond fietspromotie bij schoolgaande kinderen voor aan lokale besturen. Het voorgestelde project baseert zich op een project dat de voorbije legislatuur zeer succesvol werd geïnitieerd in de gemeente Bonheiden. Verschillende Kempense gemeenten tonen interesse en vragen naar een intergemeentelijke aanpak via IOK.

Na de inhoudelijke kadering van de projectidee in Kempen2030, de evaluatie van de impact van het project in de gemeente Bonheiden, de kritische kanttekening bij de hoge kostprijs, de beoordeling opportuniteit van de cofinancieringsbronnen (vooral voor de eenmalige kosten) besliste de raad van bestuur van IOK op, 17 mei 2019 een interessepeiling (in functie van principiële beslissing) bij de gemeenten uit te voeren in functie van hun eventuele deelname aan het project, dit in functie van een eventuele indiening van een projectaanvraag.

16 Kempense lokale besturen laten in de zomer van 2019 weten principieel geïnteresseerd te zijn in deelname aan dit project. Het betreft volgende gemeenten: Balen, Dessel, Geel, Grobbendonk, Heist-op-den-Berg, Herentals, Herenthout, Herselt, Hoogstraten, Hulshout, Kasterlee, Laakdal, Ravels, Rijkevorsel, Vosselaar en Westerlo.

IOK heeft in het najaar van 2019 een subsidieaanvraag, onder de naam Bike2school, ingediend binnen het Europese doelstelling-2-programma voor de Kempen (GTI-Kempen) en er werden al positieve contacten gelegd in functie van Vlaamse en provinciale cofinanciering. De EFRO-projectaanvraag werd echter afgekeurd, vooral op vormelijke gronden (bv. ontbreken van engagementen van gemeenten en scholen …). Inhoudelijk werd het project als sterk geëvalueerd.

Provincie Antwerpen keurde € 70 000 cofinanciering goed op 24 oktober 2019.

Het college van burgemeester en schepenen van Arendonk beslist op 12 maart 2020 om als copromotor deel te nemen aan het project Bike2school gedurende de periode september 2021 tot en met juni 2025 onder voorbehoud van de toezegging van de beoogde Europese cofinanciering.

Het managementautoriteit van EFRO-GTI Kempen heeft op 9 juli 2020 de projectaanvraag voor het project Bike2School goedgekeurd.

De stuurgroep van het project Bike2school vergaderde op 2 oktober 2020 een eerste maal. Daar wordt  bevestigt dat er mogelijkheid is van cofinanciering door MOW. De subsidies voor de de scanners kunnen worden aangevraagd bij MOW. Elk deelnemend lokaal bestuur dient dit zelf individueel aan te vragen. De effectief 14 deelnemende gemeenten aan Bike2school zijn Arendonk, Balen, Geel, Grobbendonk, Herentals, Herselt, Hoogstraten, Hulshout, Kasterlee, Laakdal, Meerhout, Ravels, Vosselaar en Westerlo.

De raad van bestuur van Cipal dv heeft op 24 oktober 2019 (bijgesteld op 30 januari 2020) beslist tot het plaatsen van een openbare procedure van de overheidsopdracht waarvan het voorwerp bestaat uit 'Raamovereenkomst voor de verwerving en exploitatie van een multifunctioneel cloudplatform voor de ondersteuning van duurzaam beleid door positieve incentivering, effectieve ontrading en correcte handhaving'.

De raad van bestuur van Cipal dv gaf op 28 mei 2020 goedkeuring aan de opdrachtdocumenten, in het bijzonder:

• Het bestek waar het stelt (punt 3.4): “Cipal dv zal in de zin van artikel 2, 6° van de Wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten, in het kader van onderhavige opdracht kunnen optreden als aankoopcentrale voor alle entiteiten die in het selectiedocument - onder de hoofding ‘Bereik van de opdracht’ - bij de oproep tot kandidaatstelling voor onderhavige opdracht werden vermeld. Deze entiteiten worden samen met de opdrachtgever en alle leden van de dienstverlenende vereniging verder de “afnemer” genoemd.
• Verwijzend naar het selectiedocument (punt 3.5): “Deze besturen zullen zich, net als hun verenigingen en verzelfstandigde entiteiten, op de aankoopcentrale kunnen beroepen om een totaaloplossing in het kader van de te sluiten raamovereenkomst die het voorwerp uitmaakt van deze opdracht, af te nemen, zonder dat zij verplicht zijn af te nemen via deze raamovereenkomst.
• Cipal dv zal in het kader van onderhavige opdracht tevens kunnen optreden als aankoopcentrale (opdrachtencentrale) voor (zonder dat deze entiteiten verplicht zijn af te nemen via deze raamovereenkomst):
  • Alle andere Vlaamse gemeente- en OCMW-besturen, hun verenigingen en verzelfstandigde entiteiten.
  • Alle gemeente- en OCMW-besturen, hun verenigingen en verzelfstandigde entiteiten van het Brussels Gewest.
• Het bestek waar het stelt (punt 3.3): “Cipal dv is, net als de afnemers van de aankoopcentrale, na toewijzing vrij om eender welk product of dienst te bestellen zoals die door de opdrachtnemer in het kader van deze opdracht wordt aangeboden en dit in de aantallen die de opdrachtgever of afnemer nodig acht. 
• Omdat de raamovereenkomst niet exclusief is, behoudt de opdrachtgever - net als elke andere afnemer - steeds de vrijheid om een bepaalde aankoop niet via het raamcontract maar volgens de gewone procedures, die de wet op de overheidsopdrachten toelaat, te voeren. In voorkomend geval wordt dit niet als een wijziging van de opdracht beschouwd”. 
• Het  bestek waar het stelt (punt 3.5): “Cipal dv oefent de overkoepelende leiding van en het overkoepelende toezicht op de uitvoering van de raamovereenkomst uit, terwijl de afnemer de leiding van en het toezicht op de levering van de door de afnemer geplaatste bestelling uitoefent.”

De  raad van bestuur van Cipal dv besliste op 23 december 2020 dat de opdracht wordt gegund aan de maatschap Smartville, met maatschappelijke zetel te Steenweg Deinze 154 in 9810 Nazareth.