2021_GR_00117 - Rapport thema-audit financiële processen m.b.t. aankopen - Kennisneming

De thema-audit 'financiële processen m.b.t. aankopen' kadert in de ondersteunende rol van Audit Vlaanderen in het streven naar een effectieve, efficiënte, kwaliteitsvolle en integere werking van lokale besturen. Audit Vlaanderen wil met deze thema-audit enerzijds aan de betrokken besturen een rapport afleveren met een overzicht van sterktes en verbeterpunten en anderzijds globale conclusies en aanbevelingen formuleren die zinvol kunnen zijn voor alle lokale besturen en voor andere actoren (bv. de Vlaamse overheid).

Deze thema-audit focust op de risicobeheersing van de financiële processen (en bijhorende randvoorwaarden) die gerelateerd zijn aan het aankoopproces bij lokale besturen. Deze audit evalueert of de organisatie (gemeente, OCMW en AGB Arendonk) haar financiële processen adequaat inricht om:

• de aankopen steeds te kunnen kaderen binnen de kredieten die voorzien zijn in functie van de te realiseren doelstellingen;
• het tijdig en correct registreren van de aankopen te kunnen garanderen;
• de financiële afwikkeling van de aankopen tijdig en correct te kunnen uitvoeren;
• een goed beeld te kunnen verschaffen van haar werking (met monitoringinformatie van het aankoopproces, de stand van zaken van de inzet van de middelen, alsook de financiële, budgettaire en economische gezondheid van de organisatie);
• een goede organisatie en technische ondersteuning van de financiële processen te realiseren (met duidelijke rollen en autorisaties en gepaste ICT-toepassingen).

Volgende elementen vallen uitdrukkelijk buiten de reikwijdte van deze audit:

• het aankoopbeleid en -strategie
• aankoopnoden
• naleving wet op overheidsopdrachten
• bewaking van activa

Meer informatie over de auditdoelstelling, de auditaanpak en de uitgevoerde testen staan in het rapport op p. 3-4, p. 10 en p. 28-29.

De gedetailleerde auditbevindingen en aanbevelingen en een overzichtelijke samenvatting daarvan staan in het rapport op p. 11-23 en p. 5-8. Het team van Audit Vlaanderen bevestigt een aantal sterke punten. De verbeterpunten waar het lokaal bestuur verder werk van moet maken, zijn opgenomen in 6 aanbevelingen. Deze hebben betrekking op de financiële processen m.b.t. aankopen (aanbeveling 2 en aanbeveling 3), de randvoorwaarden m.b.t. aankopen, zoals monitoring (aanbeveling 4) en rollen en autorisaties (aanbeveling 5 en aanbeveling 6) en de aanpak van organisatiebeheersing algemeen (aanbeveling 1).

De managementreactie en de verdere planning van het lokaal bestuur voor de realisatie van de aangehaalde aanbevelingen staan in het rapport op p. 9 en p. 24-25.

• Decreet lokaal bestuur
• Oprichtingsbesluit Audit Vlaanderen

In het voorjaar van 2021 voerde Audit Vlaanderen een thema-audit financiële processen m.b.t. aankopen uit bij gemeente, OCMW en AGB Arendonk. Op 16 juli 2021 bezorgde Audit Vlaanderen ons het definitieve auditrapport.