De gemeenteraad is in principe bevoegd om de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van een overheidsopdracht vast te stellen (art. 41, tweede lid, 10° decreet lokaal bestuur).
Deze principiële bevoegdheid kan door de gemeenteraad gedelegeerd worden aan het college van burgemeester en schepenen indien de overheidsopdracht past binnen het begrip 'dagelijks bestuur' (art. 41, tweede lid, 10° a) en art. 56, §3, 5° decreet lokaal bestuur). Het is de bevoegdheid van de gemeenteraad om te bepalen wat onder het begrip dagelijks bestuur moet worden verstaan (art. 41, tweede lid, 8° decreet lokaal bestuur).
Het college van burgemeester en schepenen kan op zijn beurt zijn toegewezen bevoegdheid tot het vaststellen van de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van overheidsopdrachten verder delegeren aan de algemeen directeur (art. 57, eerste en tweede lid decreet lokaal bestuur). De algemeen directeur kan de aan hem gedelegeerde bevoegdheden verder toevertrouwen aan andere personeelsleden van de gemeente (art. 57, derde lid decreet lokaal bestuur).
Het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten is in principe de bevoegdheid van het college van burgemeester en schepenen (art. 56, §3, 4° decreet lokaal bestuur). Het college van burgemeester en schepenen kan deze bevoegdheid delegeren aan de algemeen directeur (art. 57, eerste en tweede lid decreet lokaal bestuur) en de algemeen directeur kan deze verder toevertrouwen aan andere personeelsleden van de gemeente (art. 57, derde lid decreet lokaal bestuur).
De voorgenomen financiële verbintenissen die resulteren in een uitgaande nettokasstroom zijn onderworpen aan een voorafgaand visum van de financieel directeur, voordat enige verbintenis kan worden aangegaan. De gemeenteraad bepaalt hierover de nadere voorwaarden en de gemeenteraad kan bepaalde categorieën van verrichtingen uitsluiten van de visumverplichting (art. 266 decreet lokaal bestuur).
In principe zijn alle voorgenomen financiële verbintenissen van gemeente, OCMW en AGB onderworpen aan een voorafgaand visum door de financieel directeur. Het gaat daarbij niet alleen om overheidsopdrachten, maar ook om aanstellingen van personeel, huurcontracten, aankopen van onroerende goederen ... Het is wenselijk bepaalde categorieën van verrichtingen uit te sluiten van visumverplichting om de goede werking van gemeente, OCMW en AGB niet in het gedrang te brengen. Het is immers organisatorisch niet haalbaar om alle uitgaven te viseren voordat de verbintenis ontstaat.
Volgende categorieën van verrichtingen kunnen niet worden uitgesloten van de visumverplichting (art. 99 Besluit Vlaamse Regering van 30 maart 2018 over de BBC):
Bij opeenvolgende contracten voor de aanstelling van contractuele personeelsleden voor dezelfde functie wordt de totale duur aangenomen. Bij tewerkstelling artikel 60, paragraaf 7 en bepaalde andere werkgelegenheidsmaatregelen kunnen de aanstellingen van één jaar of meer wel uitgesloten worden van de visumverplichting.
Een goed afgewogen definitie van het begrip dagelijks bestuur en toepassing van het visum op maat van onze organisatie is van enorm belang om de bevoegdheidsregeling en verdere delegaties binnen ons bestuur duidelijk af te lijnen en de administratieve procedures overeenkomstig te kunnen toepassen. Dit om de interne werking te vereenvoudigen en optimaliseren. Algemeen uitgangspunt binnen het lokaal bestuur is om zo veel mogelijk de werking gelijk te trekken voor gemeente, OCMW én AGB. Als gevolg van wijzigingen in de regelgeving dringt een herziening zich op. Het is opportuun de grensbedragen voor dagelijks bestuur en visum te laten samenvallen met drempelbedragen uit de wetgeving betreffende de overheidsopdrachten.
Volgens het gemeente- en OCMW-decreet was het de exclusieve bevoegdheid van de gemeenteraad resp. raad voor maatschappelijk welzijn om vast te stellen wat onder het begrip dagelijks bestuur verstaan moet worden. Voor gemeente Arendonk is dat bepaald in het besluit van de gemeenteraad van 18 december 2017 betreffende dagelijks bestuur en visum financieel beheerder. Voor OCMW Arendonk is dat bepaald in het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 6 juli 2009 tot bepaling van het begrip 'dagelijks personeelsbeheer' en het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 28 september 2009 betreffende dagelijks bestuur.
Met de inwerkingtreding van het decreet lokaal bestuur en de politieke en ambtelijke integratie gemeente-OCMW dringt een herziening zich op. Algemeen uitgangspunt binnen het lokaal bestuur is om zo veel mogelijk de werking gelijk te trekken voor gemeente, OCMW én AGB.
In 2020 maakten we al een eerste aanzet om het aankoopproces op een aantal aspecten verder op punt te zetten en te verbeteren. Er werd een eerste algemeen voorstel opgemaakt, uitgaande van de huidige situatie. Dat werd besproken met de verschillende diensten en voorgelegd aan het managementteam. Op 24 december 2020 gaf het college van burgemeester en schepenen goedkeuring over de algemene principes, zodat de aankoopprocedures op die manier verder uitgewerkt kunnen worden. In het voorjaar van 2021 voerde Audit Vlaanderen een thema-audit financiële processen m.b.t. aankopen uit bij gemeente, OCMW en AGB Arendonk. Eén van de auditaanbevelingen was de verdere implementatie van de nieuwe richtlijnen omtrent het aankoopproces.
De opdrachten en de uitgaven binnen het exploitatiebudget met een waarde exclusief BTW tot en met het drempelbedrag voor het gebruik van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking, zoals bepaald in artikel 42 §1, 1° a) van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten (op datum van dit besluit 139 000 euro excl. BTW, 140 000 euro excl. BTW vanaf 01.01.2022), doch met inbegrip van latere aanpassingen en wijzigingen van dit bedrag na dit gemeenteraadsbesluit, behoren tot het dagelijks bestuur.
De opdrachten en de uitgaven binnen het investeringsbudget met een waarde exclusief BTW tot en met het drempelbedrag voor het gebruik van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking, zoals bepaald in artikel 42 §1, 1° a) van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten (op datum van dit besluit 139 000 euro excl. BTW, 140 000 euro excl. BTW vanaf 01.01.2022), doch met inbegrip van latere aanpassingen en wijzigingen van dit bedrag na dit gemeenteraadsbesluit, behoren tot het dagelijks bestuur.
Voor verbintenissen van meer dan 1 jaar, die zonder schade jaarlijks opzegbaar zijn, wordt rekening gehouden met het totaal te betalen bedrag excl. BTW op jaarbasis.
Voor verbintenissen van bepaalde duur, die niet zonder schade jaarlijks opzegbaar zijn, wordt rekening gehouden met het totaal te betalen bedrag excl. BTW op basis van de totale duur. Indien deze langer is dan 4 jaar, wordt rekening gehouden met een looptijd van 4 jaar.
Voor verbintenissen van onbepaalde duur, die niet zonder schade jaarlijks opzegbaar zijn, wordt rekening gehouden met het totaal te betalen bedrag excl. BTW op basis van een looptijd van 4 jaar.
De gemeenteraad delegeert de bevoegdheid om de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van een overheidsopdracht vast te stellen aan het college van burgemeester en schepenen voor overheidsopdrachten die passen binnen het begrip dagelijks bestuur.
De volgende categorieën van verrichtingen worden uitgesloten van de visumverplichting:
Dit besluit vervangt het besluit van de gemeenteraad van 18 december 2017 betreffende dagelijks bestuur en visum financieel beheerder.