Gezien de huidige gezondheidssituatie is het 'fysiek vergaderen' als uitgangspunt niet langer aan te houden. Het behoort tot de lokale autonomie om te beslissen over de wijze van vergaderen. De vergadering kan fysiek, hybride of digitaal doorgaan. Na navraag ging de meerderheid van de fractievoorzitters akkoord om in november digitaal te vergaderen. Ook in december, januari, februari, maart, april en mei verliep de raad digitaal. Voor juni is het nog steeds aangewezen digitaal te vergaderen.
Het is de autonomie van de gemeente om te bepalen op welke wijze zij digitaal vergadert. Bij elke vorm van vergaderen moeten de democratische waarborgen uit de regelgeving zoals tegensprekelijk debat, openbaarheid van de vergadering (indien van toepassing) of correct verloop van beraadslaging en stemming verzekerd kunnen worden.
Het is aangewezen de raad te organiseren via videoconferentie in aanvulling en combinatie met het online notulenbeheersysteem Parnassus. Parnassus biedt functionaliteiten om de vergadering goed voor te bereiden. Bovendien wordt Parnassus gebruikt voor het stemmen en registreren van de uitgebrachte stemmen per agendapunt. Er bestaan verschillende systemen om digitaal of virtueel te vergaderen met videoconferentie. Lokaal bestuur Arendonk heeft een Microsoft Teams licentie, dus is het aangewezen dat die tool gebruikt wordt. Agentschap Binnenlands Bestuur en de Vlaamse overheid beschouwen Teams als veilig. Een leidraad met praktische richtlijnen wordt aan de raadsleden bezorgd.
Volgens de nieuwe richtlijnen moet de digitale raad openbaar te volgen zijn via een audiovisuele livestream. Een audiostream volstaat niet om aan de openbaarheid te voldoen. De digitale vergadering zal gelivestreamd worden van Teams naar Youtube. De webtoepassing van de gemeente communiceert hoe pers en publiek de vergadering kunnen volgen via de livestream.
Door de uitzonderlijke omstandigheden ten gevolge van het coronavirus en de strijd tegen de verdere verspreiding ervan, zijn fysieke bijeenkomsten van bestuursorganen af te raden. Enkel in zeer uitzonderlijke gevallen kan dit nog de werkwijze zijn. De huidige situatie rechtvaardigt uitzonderlijk ook virtuele vormen van vergaderen. De beschikbare digitale tools voor videoconferenties en online vergaderen maken dat mogelijk.
Op vraag van minister van Binnenlands Bestuur Bart Somers heeft het Agentschap Binnenlands Bestuur in samenwerking met de VVSG een kader ontwikkeld voor vergaderingen van lokale bestuursorganen vanaf september. Het nieuwe kader en de bijhorende richtlijnen geeft aan op welke wijze de vergaderingen van lokale bestuursorganen kunnen plaatsvinden tijdens de federale fase ter bestrijding van het coronavirus Covid-19. Dit kader komt in de plaats van de eerdere richtlijnen die gepubliceerd zijn op de webtoepassing van het Agentschap Binnenlands Bestuur en kan afhankelijk van de gezondheidsevolutie worden aangepast.
De burgemeester kan in dringende omstandigheden overeenkomstig artikel 134, §1 en 135 van de Nieuwe Gemeentewet maatregelen uitvaardigen voor de organisatie van de vergaderingen van lokale bestuursorganen. In dit besluit worden de modaliteiten vastgelegd voor de zittingen van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn in juni 2021 (verder samengenomen onder eenzelfde noemer, namelijk de raad).
De vergaderingen van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn in juni 2021 zullen digitaal verlopen. De raadsleden zullen op digitale wijze vergaderen, via videoconferentie Microsoft Teams en het online notulenbeheersysteem Parnassus. De digitale vergadering zal gelivestreamd worden naar Youtube.
De modaliteiten zijn toegevoegd in de bijlage, die integraal deel uitmaakt van dit besluit.