Door het steeds meer digitaliseren van alle documenten en processen, vraagt dit een aanpassing naar het beheer van informatie en het opslaan van deze documenten in een archief. Hierdoor starten we met de uitbouw van een digitaal archief gelinkt aan het serieregister van Digitaal Archief Vlaanderen. Zo bouwen we een documentenflow uit met als sluitstuk de bewaring in een digitaal archief en als basis het serieregister (uniform voor alle lokale besturen).
We doen hiervoor beroep op externe consultancy. De eerste fase was een nulmeting, om te zien waar we staan als lokaal bestuur op het gebied van informatiebeheer. Na deze nulmeting is er door de consultant een rapport opgesteld met aanbevelingen. Een eerste stap in de aanbeveling was de ontwikkeling van een visie op informatiebeheer.
Deze visie ligt nu ter goedkeuring voor.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 geeft in artikel III.80 lokale overheden de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het beheren en bewaren van de bestuursdocumenten die ze hebben opgemaakt of ontvangen naar aanleiding van hun activiteiten of taken of ter handhaving van hun rechten, of die zij hebben verworven van derden. Deze verantwoordelijkheid geldt gedurende de volledige levenscyclus, van de creatie, verwerving of ontvangst tot aan de eventuele vernietiging. Volgens artikel I.4 van dit Bestuursdecreet is een bestuursdocument alle informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie. Voor het beheren en bewaren van de bestuursdocumenten moeten dus infrastructuur, financiële en personele middelen voorzien worden om dit op een kwaliteitsvolle manier te doen.
Het doel is, zoals gevraagd in artikel III.81, dat de bestuursdocumenten beheerd en bewaard worden in goede, geordende en toegankelijke staat. Dit geldt ook voor bestuursdocumenten op elektronische informatiedragers (zie II.24). Door bestuursdocumenten in goede, geordende en toegankelijke staat te bewaren, worden hun integriteit en authenticiteit gewaarborgd. Ook de Digital Act van 21 juli 2016 benadrukt in artikel 7 dat het archiveren van elektronische gegevens op een gekwalificeerde wijze moet gebeuren zodat de documenten als juridisch bewijsmiddel kunnen gebruikt worden.
Aangezien het OCMW bestuurlijk verantwoordelijk is voor een goed informatiebeheer van de eigen of toevertrouwde werkprocessen, is de eerste stap in goed beheer een duidelijke visie op informatiebeheer, hierin worden de hoofdlijnen vastgelegd. Om ervoor te zorgen dat die visie gedragen wordt binnen de organisatie en de organisatie het informatiebeheer op die manier verder implementeert, wordt de visie ter goedkeuring voorgelegd aan de OCMW raad.
De OCMW raad keurt de visie op informatiebeheer goed.